新入社員の方々が悩みがちなメールのあれこれ。
その中でも、特に最初に迷うのが、
- TO
- CC
- BCC
の使い方についてですよね。
大きくうなずいている新人の方、結構多いんじゃないでしょうか。
今回はそんな若い方に向けて、基本的な使い方から、上司や先輩も伝えづらいリアルな使い方の例について、書いていきたいと思います。
何で先輩は教えてくれないの？
悩んでいる皆さんの中には、先輩社員が教えてくれなかったというのもあるのではないでしょうか？
メール世代の30〜40代の先輩社員は割と昔から馴染みがあり、意味は知らなくてもCCやBCCというのもがある、というのは大体の人がわかっています。
ただ、スマホでLINEなどSNSで育った今の若い世代は、パソコンやメール自体を使う機会がなく、CCやBCCという言葉を初めて聞く人も多いと思います。
もちろん、知らないのであれば先輩社員が率先して教えるべきなのですが、後輩がそこでつまづいていて、何なら言葉すら知らないということを想像すらしていない、という先輩が多いこともあると思います。
これは誰が良い・悪いの話ではなく、いわゆるジェネレーションギャップです。
ただ、先輩たちもメール自体には学生時代から馴染みがあっても、仕事では最初、CCなどの使い方はよくわからなかったハズなので、新人が質問すること自体は特に恥ずかしいことではありません。
メール関連でアレっ？と思ったら、「こんな質問はレベル低いかな…」とかは気にせず、先輩たちも通ってきた道なので、ジャンジャン質問して覚えてしまいましょう。
TO・CC・BCCの基本情報
まずは、それぞれの意味を確認しておきましょう。
TOの意味
宛先の意味です。
英語の意味そのままですね。
1人にメールする場合は当然TOになりますが、複数に一斉に送る場合は以下のような意思表示をしたい時に使います。
- あなた宛に送っていますよ
- あなたに読んでほしいんですよ
- あなたに返信してほしいんですよ
誰の顔を見ながら話しているか、ということですね。
CCの意味
CCは「カーボンコピー」の略称らしいです。
社会人経験が軽く10年を超えている私ですが、CCがカーボンコピーの略だと言うのは今初めて知ったので、まず仕事では不要な知識です。
飲み会でドヤ顔をしたい方だけ覚えてください。
CCは複数人にメールする時に使います。
上で説明した通り、TOはメインの宛先で、CCの方は参考程度で見ておいてくださいね、という使い方です。
送られた人は、全員が誰にメールが送られているかわかるので、複数人でやり取りする時にとても便利です。
BCCの意味
ブラインドカーボンコピーと言う意味だそうです。
もちろん、これも人生には必要ない情報ですね。
カーボンコピー（CC）がブラインド＝見えない、と言う意味そのままで、宛先が複数人いる時に使うのですが、BCCで送ると、他の人には送っていることが見えません。
CCを見られたくない時に使うのがBCCです。
TO・CC・BCCのリアルな使い方例
上司や先輩へのホウレンソウ
上司や先輩に一応報告しておきたいけど、わざわざ伝えに行くほどでもない、そんな時に使うのがCCです。
自分が外部の人とメールでやり取りをしている時に、メール送る際に上司をCCに入れるだけですね。
多くの社会人が使っている手法だと思います。
これをしておくだけで、何かトラブル「なぜ言わなかったんだ？」と責められることは防げますね。
また、業者へ伝える内容が、上司の意図と違っていないかの確認にもなります。
上司にメールを見られるのが嫌でコッソリメールをしたがる人もたまに居ますが（かつての私…）、後々めんどうなことになった時の事を考えると、早くこの形に慣れておいたほうが良いです。
メルマガなど不特定多数へのメール
不特定多数にメールを送る場合に使いたいのがBCCです。
例えばメルマガを送りたい場合、CCで全員のアドレスが全員に見えてしまったらマズいですよね？
個人情報の流出は企業にとって大きな損失になるので、メルマガの場合はBCCが必須です。
また、色んな企業が集まるイベントを主催する場合、その一斉メールの時にBCCを使ったりします。
これは個人情報を守る意味もありますが、誰が出席するかわからないようにしてあげるというマナーの観点も入っています。
不在時の緊急対応対策
体調不良や訃報など、突然仕事を休まなければ行けない状況は誰しも起こりえます。
また出張時や有給休暇を取っていた時に、緊急事態が発生することだってあります。
そんな、誰かに急いで対応してもらわなければいけない時に、CCでメールを送っていたおかげで、代わりに対応してもらうことも可能になるわけです。
これは職場でそうゆう体制を取れるらのかという問題もありますが、休みを取りやすくなるメリットはあるので、ぜひ若手の方はそうゆう文化を根付かせていきましょう。
得意先との交渉の密告
得意先の担当者と、「ここだけの話…」というテイで話す経験は誰もが一度はあると思います。
それを組織として計画してやる時に、個人的にメールしているフリをしてBCCに上司を入れて状況報告、みたいな使い方です。
大勢にメールを送る際の気遣い
先ほどのメルマガの話と少し重なりますが、例えば全員知り合いの大勢の人に送る場合、送られた相手の端末によっては、宛先がかなり長く表示されてしまうことがあります。
送られたメールを転送する時なども、宛先が文面にズラーっと出てしまいますよね。
何にせよ、あまりに多いと邪魔な事が多いので、BCCにしておくという使い方もあります。
最後に
仕事のメールは1対1でのやり取りばかりしてしまうと、ブラックボックス化していきがちです。
周りから見て何をやってるのかわからないですし、多少は監視の目が無いと気のゆるみからトラブルになったりすることも。
1番はホウレンソウとして利用し、自分に降り掛かるリスクを少しでも減らすように上手く使っていきたいものです。
上記は私の経験を元に書いていますので、もちろん会社ごとに詳細が異なることをご了承ください。
以上、ノマルでしたー。
