この記事にたどり着いたということは、そろそろ振り返りの時期と言うことですかね。
3月でしょうか？9月でしょうか？このブログを見ている意識ゆるい系の方だと、1年が締まってから惰性でゆるゆると作っているところかもしれませんね。
ちなみに、私は1年が締まって半年後に振り返り資料を提出した事のある猛者です。
もう次の半年が締まってしまい、マジで意味ないけど怒られるから作ろうという惰性で出来上がったのも良い思い出です。
（結果的に怒られなかったんですが、本当に雑な上司で助かりました。。）
そんなこんなで、上記とはまた別の会社で振り返り資料をガンガン作った（作らされた）経験もありまして、何となくフォーマット的なものが見えてきたので、今回この記事を執筆した次第です。
この記事はどんな方向きかというと、
- 初めての振り返り資料、簡単な作り方を知りたい
- 作った事はないけど、個人的に仕事を簡単に振り返ってまとめておきたい
- 他部署に行っても使えるフォーマットが知りたい
- 怒られない程度にまとまった振り返り資料を作りたい
こんな方々向けですね。
普段からPDCAをガンガン回して、振り返ってまた試して〜なんてことができているバリキャリ系の方向けの記事ではございません。
あくまでも、仕事で必要に駆られて仕方なくやろうとしている方向けの、意識ゆるい系の振り返り方です。
それでは行ってみよー！
なぜ振り返り資料を作るのか
いきなり余談を始めますが、とにかく1秒でも早く資料を作りたいの！という方にはこの段落は関係ありませんので、飛ばして読んでくださいね。
振り返り資料は、仕事のPDCAでいうC（Check）の部分ですね。
最近は世の中の変化が早く、DCPAの時代（とりあえずやってみてから考えようの概念）とも言われるので、なおさらこの振り返りが大切になってきます。
まぁこの辺は会社目線からの話なので、いちサラリーマンとしての振り返り資料の必要性は、
- 仕事の成果指標として見せる
- 来期の仕事に生かす
- PDCA回せてる感を出す
とまぁこんな感じですかね。
個人査定の評価指標を出すために作る会社も多く、作る理由の大半は一番上だと思います。
残りの2つは、仕事がちょっと出来てる風に見せるための小細工として、個人的に使おうという魂胆ですね。
本当に出来る人というのは、普段からPDCAを頭の中でイメージしているので、たいそうに資料に落とし込むことが時間の無駄で、この資料を整えることに意味が無いと分かっています。
という考えになるのが普通ですよね。
でも、社会人の皆さんなら気付いているはず。
そもそも世の企業において、PDCAがしっかり回っている仕事がいかに少なく、回せている人がいかに貴重なことか。
わかっていても出来ないのが、日本の会社の良くない所ですねー。
そんな中でPDCAを回せてる感を匂わすと、瞬く間に貴方の評価が上がります。
特に、個人評価でも使わないのに振り返っている人なんかはもう素晴らしいですよね。
悲しいかな、そこに資料の意味のある無しは関係ありません。
評価が上がるとまではいかなくとも、とりあえずしっかりと頑張ってくれてるねーぐらいの評価は貰える。
みんな忙しくてこんなもの作らないので、コソッと作ってフォルダに残しておき、次の人が見て尊敬、噂広がるみたいな事は普通にあると思います。
怒られそうな時に保険として持っておくのも良いかもしれませんね。
資料作成の基本的なポイント
資料作成については、しっかり項目を最初に立ててしまえば、そんなに難しい事はありません。
以下の項目を立てて、それぞれ中身を埋めてみましょう。
- ※チーム全体の目標
- 個人目標
- 個人目標に対する結果
- 個人目標を達成するために行った事とその結果
- ④以外で、個人の結果に影響した事柄
- 次年度に向けて
①は会社によっては重要視されていないこともあるので、※を付けました。
（営業マンで、個人の数字が絶対！みたいな会社をイメージ）
どんな仕事も、大体はこの項目で書けるでしょう。
半年〜1年の振り返りをするとなると、色んな事があるはずなので、大きな出来事から書いて行くと、ついつい話が逸れていってしまいます。
振り返りのつもりが、ただの1年の報告書になってしまうというのは、皆さんも経験があるのでは無いでしょうか？
経験上、結果が悪いと特にそうなりがちで、言い訳がましい顛末書のような資料ができてしまいます。
それを防ぐために、まずは上のような項目を立て、そこに箇条書きで追記して行けば、話が逸れる事はありません。
参考になるかはわかりませんが、記入例も一応載せておきますね。
振り返りフォーマット作成記入例
営業マンは数字があって比較的書きやすいと思うので、今回は営業のサポート事務職で書いてみましょう。
①チームの目標
営業担当者を適切にサポートし、営業目標売上〇〇円を達成する
②個人目標
- 見積書の依頼内容の聞き取りを月10件行う
- 営業担当者のアポ取りを、1人につき週5件獲得する
- 営業担当者の商談後のアフターフォローを全件行う
③個人目標に対する結果
- 達成。月平均12.5件で、12ヶ月すべて達成することができた。
- 未達成。週平均3.2件で、対象の40週中25週の達成であった。
- 一部達成。営業担当者から商談の報告を受けていた部分は達成できたが、未報告の商談が15件ほどあり、商談後のフォローが出来なかった。
④個人目標を達成するために行った事とその結果
- 営業担当者宛てに送られてくる見積書を入れるカゴを作り、サポート担当者と見積依頼状況を確認できるようにした。
【結果】見積依頼がすぐに共有できるようになり、サポート担当者が得意先へ確認できる量が増加した。 - 毎朝、担当の営業メンバーに声を掛け、アポイントの取得希望を確認する。
【結果】朝は営業担当者が商談準備で慌ただしく、あまり詳しい希望を相談できなかった。 - 営業担当者の商談予定を共有するエクセルファイルを作り、毎日入力してこまめに共有する。
【結果】以前よりも商談予定は把握しやすくなり、商談後のフォロー数もアップしたが、急なアポイントには対応できなかった。
⑤その他、個人目標に影響した事柄
- 商品Aの好調な売れ行きにより、見積数が例年の1.5倍多く、発信量を確保しやすかった。
- 営業担当者が1名増えたことにより、アポイントの取得数が増え、結果として想定よりも多いアポ取得目標値となった。
⑥次年度に向けて
- 商談アポの取得については、営業担当者との相談時間の確保が課題。朝は商談準備で慌ただしいため、外出時の空き時間に希望を聞き取るなどの工夫が必要。
- 商談予定の共有方法については、エクセルではPCを立ち上げる必要があり、外出時に不便なため、スマホで共有できる方法を確立する。
- 商談取得の目標値は、1人につきの件数ではなく、全体の合計数値を設定する。
ノマルのひとこと
何度も言いますが、本来、振り返りは次にやる事が見えれば十分なので、キレイに資料を作る事はあまり意味がありません。
（他部署に伝えたり、説得したりする場合はもちろん必要ですよ！）
ただ、意識ゆるい系リーマンライフを満喫したい方は、是非とも空いた時間にそれっぽいものを作って欲しいというものです。
成果は二の次、自分に対しても、上司に対しても仕事やってる感を出して、自己肯定感を高めていきましょう。
社内の居心地が悪いまま、気持ちのいい休日なんて過ごせるわけがありません。
時間も気持ちも充実した、意識ゆるい系リーマンライフを送るための一工夫、ぜひ皆さんも試してみてくださいね。
