新入社員向けとタイトルに書きましたが、新卒でなくても悩んでいる方は多いかもしれません。
今回は、上司への報告・連絡・相談、いわゆるホウレンソウをテーマに書きたいと思います。
皆さんは、上司にホウレンソウを行った時に、
とバッサリ返されたことはないでしょうか？
私は何度もあります。。
特に上司が忙しい時や、緊急性の高い仕事の時などは相手がピリピリしていますので、この出来事が起こりがちです。
言われた方は結構ヘコみますが、よくよく自分の言ったことを思い返すと、本当に何を言いたいのかよくわからない時もあります。
何度か失敗が続くと、「自分はセンスが無いからだ」で片付けてしまいそうになりますが、私の経験上、ポイントを意識して話すだけで十分改善できます。
というわけで、今回はホンレンソウのちょっとしたコツについてお話していきます。
それでは、いってみよー！
ホウレンソウはなぜ重要？
誰もが新入社員の時から、とにかく無条件に大切だと言われてきたホウレンソウ。
実際、会社員として仕事をする以上、ホウレンソウはとっても大切です。
私は転職経験者ですが、どこの会社でも、仕事する上ではやはりかかせないものだと感じています。
会社というのは組織であり、集団で仕事をしています。
1人でできる事には当然限界があるので、それぞれに役割りがあります。
例えばリーダーというのは、集団を取りまとめたり、仕事の指針を打ち出すのが仕事です。
様々な情報を集め、考え、決断を下して行く必要があり、部下の情報を適切なタイミングかつ適切な量で把握する必要があります。
ただ、部下の仕事の全てを把握することなど到底できませんし、ある程度部下に仕事を任せていかないと、リーダーとしての仕事ができません。
部下からの情報が決断に影響を与えるため、やはりホウレンソウは大変重要になってきます。
逆に、そういう意味では、個人で進める自由度の高い仕事ではあまり必要ないのかもしれませんね。
ホウレンソウで大切な2つの事
ホウレンソウので大切なのは、以下の2つです。
- 伝える順番
- 適切なタイミング
このバランスが悪いと、
とかいうお叱りになるワケですね。
そして、実際にホウレンソウをした時に言われてしまう恐怖のワード。
というヤツです。
私も経験がありますが、これを言われると基礎的な能力を否定されてようで、結構傷つきます。
ただし、これらを言われるのにはやはりそれなりの理由があります。
色んな失敗パターンがありますが、いつもホウレンソウで失敗している方は、上記の2つができていない場合がほとんどです。
どちらもポイントを抑えれば割とすぐに改善できるので、悩んでいる方はぜひ下に書いたやり方を試してみてください。
ホウレンソウの仕方
伝える順番
上であげた「何を言いたいのかわからない」問題については、伝える順番を意識するだけでかなり改善されます。
どんなに適切なタイミングや内容でも、伝える順番が良くないと全て台無しになってしまいます。
伝える順番で押さえておきたいポイントは、以下の3つです。
- 主語を抜かない
- 結論を先に話す
- なぜ話に来たのかを伝える
では、それぞれを見ていきましょう。
❶主語を抜かない
職場環境に慣れてきた人がやりがちなヤツですね。
前提が共有できていると思って、「誰が」「何が」といった主語を省いてしまうんです。
一度相手に共有をしている話でも、少し間を置いてホウレンソウをする際、受ける側は別の仕事をしていることが多いので、省いて話すと何の話かピンとこず、うまく伝わりません。
「上司に時間を取らせないように」という配慮で省きたくなる気持ちはわかりますが、多少まわりクドくなっても、主語が抜けた話し方にならないように意識しましょう。
❷結論を先に伝える
新入社員の方に多いのが、起こったことを時系列で話し始めてしまう話し方ですね。
一見、問題なさそうにも思えますが、相手は話を最後まで聞かないと何の話かわからないのが問題です。
と思うかもしれないですが、人は話を聞く時、聞きながら頭の中で整理したり考えたりしているものです。
頭の回転が早い人ほど、返答を考えながら話を聞いています。
なので、時系列で話されると話の着地がわからず、聞くことに集中せざるを得ないんですね。
結論次第では話のどこがポイントかも変わってくるので、最後まで聞いて、序盤の話について質問するという二度手間も発生しがちです。
大事な話や複雑な話になればなるほど、内容を言い漏らさないように、自分が1番わかりやすい時系列で事細かく話したくなるんですが、聞く側には余計なストレスがかかるので、「結論から話す」という事は必ず意識しましょう。
結論から話していくと、もちろん上司は「それはなぜ？」と思いながら聞くのですか、結論を聞いているので話の展開が予想しやすいんですね。
これが聞きやすさに繋がります。
❸なぜ話に来たのかをを伝える
よくある失敗で、話した後に
と言われるパターン。
「で？」と言われる悲しさMAXのヤツです。
これは、結論から言う事で解決できる場合も多いですが、話し出しを少し工夫するのが1番簡単です。
- 「ご報告です。」
- 「ご連絡です。」
- 「ご相談よろしいでしょうか？」
自分は何を話に来たのか。
今からする話はホウレンソウのどれにあたるかを初めに宣言するというやり方です。
これだけで上司の聞く体勢がだいぶ変わるので、クセづけるようにしましょう。
報告例
上記を踏まえたホウレンソウの仕方の例をあげてみましょう。
自分の会社の商品が欠品し、どこに優先的に納品して乗り切るかを相談したい、というシチュエーションで書いてみます。
【報告例】
納品の件でご相談です。
現在、商品Aが品薄の見込みになっていますが、今回はY社に優先的に納品したいと考えています。
理由は、Y社は今年に入ってかなり売上を伸ばしており、ウチの会社とも良い関係が出来始めていますので、今は欠品で信頼を失うべきではないと考えたからです。
商品Aは、長年付き合いのあるD社、M社にも納品していますが、この2社の納品実績から計算すると、少し納品が遅れても何とか欠品は避けられそうです。
以上の理由からこの通り進めたいのですが、許可いただけますでしょうか？
当然、細かなニュアンスはその時々で変わってきますが、「何を話すか」という大きなフレームは変わりません。
一気に全部取り入れるのは難しいので、1つずつ習得していきましょう。
適切なタイミング
ホウレンソウが必要なタイミングというのは、時と場合に大きく左右されるので中々断言しづらいのですが、1つの案件に対しての例をあげながら話してみます。
例えば、上司と一緒に行うプレゼンの資料を自分が作る場合だと、当然、上司の意見も取り入れながら作っていく必要があります。
意見を聞きすぎると、
あまり聞かずに勝手に進めると、
という理不尽が起こりがちなヤツです。
書いていて、あぁ、組織って何てめんどくさいんだと改めて思いましたが、少し多忙が重なるとまぁよくある話です。
その時その時で柔軟に対応することも大切ですが、私の経験から編み出した「基本的なタイミング」をベースに考えてみると、もう少しスッキリと頭で整理できるかもしれません。
以下、プレゼン資料を作る場合で書きました。
ホウレンソウの基本的なタイミング
❶取り掛かる前
まずは案件を把握し、どう対処するかを自分で考えてみた段階で、一言相談します。
取り掛かる直前に相談してみるイメージですね。
ここで大切なのは、「どう対処するかを自分で考えてみる」ということですね。
丸腰で相談に行くのは、ただ上司に答えを聞きに行くだけになってしまい、自分の力にもなりませんし、上司からの印象も悪いので気を付けましょう。
ここで、事前に進む方向を共有するイメージしておきます。
❷中間
ちょうど半分ぐらい仕事を進めたら、方向性が間違っていないかの確認の意味で共有しましょう。
作業で行き詰まっていることがあれば、一度相談しても良いですね。
このタイミングは、軽めの案件であれば飛ばしたり、メールでCCに入れたりする程度でも構いません。
❸完成直前
完成間近の最終チェックです。
完成間近がいつかと言うと、ほぼ完成しているけど、まだ修正は可能なタイミングですね。
今回のプレゼン資料で言うと、提出締切日前や、大量の印刷をする前という感じです。
しっかりホウレンソウを行う最後のタイミングと心得て、漏れのないように実行しましょう。
❹完成後❶❶〜❸がしっかり出来ていれば、ここはもう資料を渡すだけですね。
特に変更がなければ詳しい説明はいらないです。
逆に、ここでしっかり説明するつもりで進めている場合は、かなり危険な進め方です。
手直しが出来ないタイミングで大きな指摘が入る恐れがあるので、そうならない様に注意しましょう。
上記の基本をベースに、後は案件の重さに合わせて足し引きすればOKです。
ただ、❶と❸がホウレンソウのキモなので、どんな案件でもめんどくさがらないようにしましょうね。
まとめ
当たり前ですが、人によって仕事内容が大きく異なるので、ホウレンソウに型なんて無さそうに思いがちですが、今回あげたポイントは、ほとんどの仕事に当てはめて使えるものになっていると思います。
というか、ホウレンソウだけでなく日々の仕事でのプレゼンや発表でも活きてくる内容です。
意識ゆるい系サラリーマンとしては、正直この辺のスキルを特別上手になりたいとは感じていません。
ただ、よく指摘されたり怒られたりする方は何も考えずに上達するものではないので、アスリートの筋トレやジョギングのような基礎トレーニングと同じく、意識して継続して取り組んでいきましょう。
意識ゆるい系ライフを送るために、最小限の努力で乗り切れるのが1番良いですね。
ぜひ皆さんの参考になれば嬉しいです。
以上、ノマルでした。
